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Bekleidung braucht in Russland einen DataMatrix-Code ab 2021

Die digitale Kennzeichnung in Russland betrifft ab 1. Januar 2021 auch Bekleidung und Textilien. Eine neue Regierungsverordnung regelt die Details. Das ist zu beachten.

Von Gerit Schulze, Edda Wolf | Moskau, Bonn

Für Lieferanten von Bekleidung und Textilien ändern sich in Russland ab 1. Januar 2021 die Spielregeln. In der ersten Runde sind vor allem Damenblusen, Jacken, Mäntel, Lederkleidung, Handtücher, Bett- und Tischwäsche betroffen. Sie müssen mit einem digitalen DataMatrix-Code gekennzeichnet werden, um die Rückverfolgung vom Hersteller zum Endverbraucher zu ermöglichen. Damit will die russische Regierung den Anteil von Grauware und Produktfälschungen am Markt verringern.

Für die technische Umsetzung der Kennzeichnungspflicht ist das halbstaatliche Zentrum zur Entwicklung aussichtsreicher Technologien (CRPT, https://crpt.ru) zuständig.

Es entwickelt und betreibt das digitale Kennzeichnungs- und Überwachungssystem „Chestny ZNAK“ („Ehrliches Kennzeichen“, http://chestnyznak.ru).

Rechtsgrundlagen für die Kennzeichnung von Bekleidung und Textilien

Welche Arten von Bekleidung und Textilien sind kennzeichnungspflichtig?

Liste der zu kennzeichnenden Arten von Bekleidung und Textilien

WarenbezeichnungZolltarifcode (HS-Code)Russische Produktklassifizierung (OKPD 2)
Kleidung aus Leder oder Kunstleder4203 1014 11 10
Blusen und Hemdblusen, aus Gewirken oder Gestricken, für Frauen oder Mädchen (ausgenommen T-Shirts und Unterhemden) *)610614 14 13
Mäntel einschließlich Kurzmäntel, Umhänge, Anoraks, Jacken (einschließlich Skijacken), Windjacken, Blousons und ähnliche Waren, für Männer oder Jungen620114 13 21
Mäntel einschließlich Kurzmäntel, Umhänge, Anoraks, Jacken (einschließlich Skijacken), Windjacken, Blousons und ähnliche Waren, für Frauen oder Mädchen620214 13 31
Bettwäsche, Tischwäsche, Badwäsche (Handtücher) und Küchenwäsche, aus Spinnstofferzeugnissen aller Art630213 92 13
13 92 14
*) Zur Beachtung: Shirts und Tops mit dekorativen Elementen (Stickerei, Spitzen), Mehrlagen-Shirts, Blusenshirts und Shirts mit festlichem Charakter gelten beim russischen Zoll als Blusen. Die Unterscheidung ist teils schwierig. Am besten senden Sie ein Foto der Ware zur Klärung an den Zollagenten oder Importeur.

Waren für Industriekunden müssen nicht gekennzeichnet werden, wenn diese nicht über den Groß- oder Einzelhandel verkauft, sondern direkt an den Geschäftskunden geliefert werden („передача товара юр.лицу для собственных нужд“). Beispiel: Arbeitskleidung oder Handtücher für einen Industriebetrieb. Der Hersteller muss dann den Vertrag mit dem Endkunden beim Zoll vorlegen.

Geschenke und Werbeartikel (Shirts mit Werbelogo), die nicht über eine Registrierkasse verkauft werden, müssen nicht gekennzeichnet werden.

Quelle: Verordnung der Regierung der Russischen Föderation Nr. 792-r vom 28. April 2018

Welche Fristen sind bei der Kennzeichnung von Bekleidung und Textilien zu beachten?

Fristen für die Kennzeichnung von Bekleidung und Textilien *)

TerminVerpflichtung
seit 1. Dezember 2019Registrierung der Händler im Informationssystem Chestny ZNAK
1. Dezember 2019 bis 31. Dezember 2020Freiwillige Kennzeichnung von Waren und Restbeständen
1. Januar 2021Start der Kennzeichnungspflicht
1. Januar 2021 bis 1. Februar 2021Kennzeichnung der Warenbestände, die bis zum 1. Januar 2021 in den Handel kamen und noch nicht verkauft wurden oder die vorher geordert, aber erst nach dem 1. Januar 2021 nach Russland eingeführt wurden (Übergangsfrist)
*) für Warengruppen gemäß der Regierungsverordnung Nr. 792-r vom 28. April 2018

Quelle: Verordnung der Regierung der Russischen Föderation Nr. 1956 vom 31. Dezember 2019

Wer kann die Kennzeichnung vornehmen?

Die Kennzeichnung der Bekleidung oder Textilien kann der Hersteller, ein Importeur, ein Großhändler oder der Einzelhändler vornehmen. 

Deutsche Unternehmen, die eine Tochtergesellschaft oder Repräsentanz in Russland haben, können sich über ihre juristische Person russischen Rechts beim System „Chestny ZNAK“ anmelden und dann die digitalen Codes beantragen.

Deutschen Unternehmen ohne offizielle Vertretung in Russland bleibt nur die Suche nach einem russischen Dienstleister (Importeur), der die DataMatrix-Codes beim Systembetreiber beantragt und an den deutschen Hersteller weiterleitet. Hier ist auf eine sorgfältige Auswahl des Geschäftspartners zu achten, denn er bekommt auf diese Weise Zugang zu sensiblen Informationen wie Modellreihen, Absatzmengen und Preisen.

Alternativ können die Produkte auch von den Distributoren oder den Handelsketten gelabelt werden. Der russische Modehändler LaModa (mit deutschem Management) nutzt ein Logistikzentrum im lettischen Riga, um dort die Schuhkartons für den russischen Markt mit DataMatrix-Codes zu kennzeichnen. Zurzeit prüft das Unternehmen, ob sich dieses Konzept auch auf Bekleidung ausweiten lässt. 

Wenn Ihre Firma die Kennzeichnung über einen Dienstleister/Importeur abwickeln will, ist es wichtig, diesem die Handelsrechnungen – in der in Russland vorgeschriebenen Form – im Excel-Format (CSV, XML; nicht als pdf-Datei) zur Verfügung zu stellen. Die Übersetzung der Angaben auf der Handelsrechnung ins Russische muss sprachlich und zolltechnisch korrekt sein. Empfehlenswert ist: der Hersteller sendet die Angaben aus der Handelsrechnung an seinen Zollagenten, dieser prüft alles und schickt die geprüfte Datei zurück an den Hersteller. Danach übermittelt der Hersteller die geprüfte Handelsrechnung an den Dienstleister oder Importeur, der dann die DataMatrix-Codes beim System „Chestny ZNAK“ beantragt.

Um den gesamten Kennzeichnungsprozess zeitlich nach vorn zu verlegen, sollte das Warensortiment vorab zwischen Hersteller und Importeur abgestimmt werden. Dazu benötigt der Importeur die Masterdatei für die gesamte Kollektion oder die Kundenbestellungen mit allen erforderlichen Angaben (GTIN/EAN-Nummern, Zolltarifnummern, Warenbeschreibung, Warenmenge etc.). Das Vorhandensein von GTIN/EAN-Nummern beim deutschen Hersteller erleichtert den Prozess erheblich. Aus der GTIN des deutschen Herstellers kann der Dienstleister/Importeur eine russische GTIN bilden. 

Für einen reibungslosen Prozess der Etikettierung der Ware sind die Handelsrechnung im Excel-Format, die GTIN/EAN-Nummern des Herstellers oder Lieferanten und die getrennte Verpackung der kennzeichnungspflichtigen Ware (von anderen, nicht-kennzeichnungspflichtigen Waren) zwingend erforderlich. Sollte der Hersteller oder Lieferant dies nicht gewährleisten, erfolgt der Etikettierungsprozess manuell, was kostenintensiv und fehleranfällig ist.

Idealer Verlauf der Kennzeichnung mit DataMatrix-Codes beim Einschalten eines Dienstleisters oder Importeurs

1. Übermittlung der Warenbeschreibung in Excel, CSV, XML (einschließlich GTIN/EAN-Nummer)vom Hersteller/Lieferant an den Importeur
2. Abgleich der Angaben zur Ware
(gegebenenfalls Anpassung der Zollcodes nötig)
zwischen Hersteller/Lieferant und Importeur
3. Bestimmung der zu kennzeichnenden Waredurch den Importeur
4. Information über die Menge der zu kennzeichnenden Warevom Hersteller/Lieferant an den Importeur
5. Generierung der DataMatrix-Codesvon Chestny ZNAK an Importeur
6. Übertragung der DataMatrix-Codes über einen sicheren
Kommunikationskanal (verschlüsselten VPN-Channel)
vom Importeur zum Hersteller
7. Warenkennzeichnung mit den DataMatrix-Codesbeim Hersteller oder Importeur
Quelle: Unternehmensgruppe Best Logistics ITE


Wann muss die Kennzeichnung erfolgen?

Bei Waren, die in Russland hergestellt werden, soll die Kennzeichnung möglichst schon bei der Produktion angebracht werden, ansonsten danach im Warenlager. Bei importierten Waren kann dies später geschehen, auf jeden Fall jedoch vor Beginn der Zollkontrolle! 

Bei kleineren Warenpartien wollen die Behörden eine Kennzeichnung im Zolllager tolerieren, jedoch nur in Ausnahmefällen, heißt es aus Verwaltungskreisen.

Waren aus anderen Ländern der Eurasischen Wirtschaftsunion (EAWU), die also keiner Zollkontrolle unterliegen, müssen vor dem faktischen Überschreiten der russischen Staatsgrenze gekennzeichnet sein.

Die Tochtergesellschaft, der Dienstleister oder Importeur muss beim Eintreffen der Ware in Russland:

  • Warenmenge und Warenqualität kontrollieren,
  • Nichtübereinstimmungen im Warensortiment feststellen,
  • überschüssige oder fehlende Waren (Überlieferung oder Fehlmengen) in die Warenbegleitpapiere (Handelsrechnungen, Zolldokumente) nachtragen und den Warenwert gegenüber dem Zoll berichtigen,
  • für überschüssige Waren zusätzliche DataMatrix-Codes beantragen.

Wie können Unternehmen am Kennzeichnungsverfahren teilnehmen?

  • beim für die Ausgabe der russischen GTIN-Nummern zuständigen Verband „GS1 RUS“ anmelden (Kosten: einmalige Beitrittsgebühr 25.000 Rubel, Gebühr für die jährliche Verlängerung 15.000 Rubel, Stand: Februar 2020)
  • Verschlüsselte digitale Signatur EDS (elektronische Unterschrift) bei einer akkreditierten russischen Zertifizierungsstelle beantragen. Das sind aktuell rund 500 Organisationen.
  • Browser-Plugins zur Verschlüsselung einrichten: Cryptopro oder Rutoken
  • IT-Sicherheit prüfen und abgesicherten, verschlüsselten VPN-Channel installieren (Hardware- & Software-Sicherheitstools)
  • Persönliches Konto bei Chestny ZNAK einrichten (https://markirovka.crpt.ru/register)
  • Vertrag mit CPRT, dem Betreiber des Kennzeichnungssystems, abschließen
  • die Einstellungen erhalten und das Code-Empfangsgerät anmelden
  • Zugang zum Code-Generator bei Chestny ZNAK einrichten

Bitte beachten Sie die „Instruktionen zur Arbeit im System“ und die „Beschreibung der API-Protokolle“ (Beschreibung API.v.2.2.7, OMS API 2.0 revision 2.63API Release 16.2_en) von Chestny ZNAK. Detaillierte Informationen bietet der Systembetreiber „Chestny ZNAK“ auf seiner Webseite in Russisch und in Englisch (Obacht: Die englische Fassung ist gekürzt).

Welche Hardware ist nötig?

  • Etikettendrucker, der den Anforderungen des Betreibers CRPT des Systems „Chestny ZNAK“ entspricht
  • 2D-Barcode-Scanner zum Lesen der DataMatrix-Codes
  • Speicherplatz für die Datensätze, die an CRPT übertragen und von dort empfangen werden
  • leistungsfähige Videokameras zur Dokumentation der Kennzeichnung (zu Nachweiszwecken), die auch die Umverpackungskartons und die Paletten aufnehmen können (auf denen ebenfalls jeweils der DataMatrix-Code anzubringen ist)

Hat sich ein Teilnehmer am Warenverkehr (Inverkehrbringer der Ware) beim Kennzeichnungssystem registriert, muss er innerhalb von 30 Kalendertagen seine Hard- und Software soweit vorbereitet haben, damit Chestny ZNAK einen Testlauf für die digitale Kommunikation durchführen kann.

Wer ist für die Registrierung von Waren im Track&Trace-System „Chestny ZNAK“ und im „Nationalen Katalog“ zuständig?

Vor Beantragung der DataMatrix-Codes muss die Ware im Track&Trace-System „Chestny ZNAK“ registriert werden. Dafür ist zuständig:

  • Bei Waren, die auf dem Gebiet der Russischen Föderation produziert wurden: der Produzent (inklusive Auftragsfertiger)
  • Bei Produktion der Ware außerhalb der Russischen Föderation: der Importeur. Die Registrierung der Ware muss vor dem Grenzübertritt erfolgen!
  • Bei Waren, die von natürlichen Personen ohne Unternehmerstatus übernommen wurden (Beispiel: Handarbeitsgewebe) und in Umlauf gebracht werden sollen: der Kommissionierer
  • Bei im Rahmen des Verbraucherrechts zurückgegebenen Waren: der Einzelhändler
  • Bei Waren, die ursprünglich von juristischen Personen oder Einzelunternehmern nicht mit dem Ziel gekauft wurden, sie in den Handel zu bringen, dann aber zurückgegeben wurden: der für die Rücknahme zuständige Händler
  • Bei Waren, die bei einem Händler noch vor Beginn der Kennzeichnungspflicht eingegangen sind: der Händler, der diese Waren in Umlauf bringen wird

Welche Informationen sind für die Registrierung einer Ware im System „Chestny ZNAK“ anzugeben?

1. Bekleidung

  • Steueridentifikationsnummer (INN) des Inverkehrbringers
  • Warencode (sofern vorhanden; Global Trade Item Number – GTIN laut GS1 RUS; siehe Instruktion „Beschreibung der Waren im Katalog“)
  • Nummer des Technischen Reglements (Standards)
  • Herstellungsland (gemäß der russischen Länderklassifikation)
  • Vierstelliger Code der Warenuntergruppe gemäß der einheitlichen Warennomenklatur für den Außenhandel der Eurasischen Wirtschaftsunion (TN VED EAES)
  • Warenbezeichnung, die auf dem Etikett oder Anhänger steht
  • Beschreibung des Aussehens der Ware
  • Verwendete Materialien (sofern vorhanden)
  • Farbe, Größe, Modellbezeichnung
  • Alterskategorie der Zielgruppe (z.B. bei Kinder- und Jugendkleidung, etwa 1 bis 3 Monate oder 6 bis 8 Jahre)
  • Geschlecht der Zielgruppe (Damen, Mädchen; Herren, Knaben; Unisex)
  • Warenzeichen (sofern vorhanden)

2. Textilien

  • Steueridentifikationsnummer (INN) des Inverkehrbringers
  • Warencode (sofern vorhanden; Global Trade Item Number – GTIN laut GS1 RUS; siehe Instruktion „Beschreibung der Waren im Katalog“)
  • Nummer des Technischen Reglements (Standards)
  • Herstellungsland (gemäß der russischen Länderklassifikation)
  • Vierstelliger Code der Warenuntergruppe gemäß der einheitlichen Warennomenklatur für den Außenhandel der Eurasischen Wirtschaftsunion (TN VED EAES)
  • Warenbezeichnung, die auf dem Etikett oder Anhänger steht
  • Beschreibung des Aussehens der Ware
  • Art des Materials
  • Verwendete Rohstoffe
  • Farbe, Größe, Modellbezeichnung
  • Warenzeichen (sofern vorhanden)

Bei unmarkierten Waren, die beim Händler vor Beginn der Pflichtkennzeichnung eingegangen sind, müssen weniger Angaben gemacht werden. Hier genügen die Steueridentifikationsnummer, der Warencode und das Warenzeichen (sofern vorhanden), ein zweistelliger Code der Warennomenklatur sowie das Zielgeschlecht und die Alterskategorie. Außerdem muss angegeben werden, ob die Ware in Russland produziert oder dorthin importiert wurde.

Ist der Antrag auf Registrierung der Ware im System korrekt eingegangen, muss der Betreiber CRPT des Systems „Chestny ZNAK“ innerhalb von drei Werktagen die Registrierung vornehmen.

Was ist der Nationale Katalog?

Ein wichtiges Instrument für den Erfolg der Kennzeichnungspflicht ist der „Nationale Katalog“ der markierten Waren in der Russischen Föderation (http://bit.ly/Warenkatalog). Dort können Hersteller ihre Produktbeschreibungen hinterlegen, die von Distributoren und Händlern für die Beantragung der DataMatrix-Codes benötigt werden. Ziel ist die Erfassung aller auf dem russischen Markt zu verkaufenden Konsumgüter in dieser Datenbank bis Ende 2024. Betreiber des Katalogs ist ebenfalls CRPT.

Mitte Januar 2020 waren im Katalog rund 2.500 Bekleidungsstücke registriert, meist von russischen Herstellern. Zu den wichtigsten Partnern bei der Erstellung der Datenbank gehört der Handelskonzern X5 Retail Group mit seinen 800 Lieferanten.

Was kosten die DataMatrix-Codes?

Jeder DataMatrix-Code kostet 0,50 Rubel zuzüglich Mehrwertsteuer (rund 0,9 Eurocent, Wechselkurs am 20. Januar 2020: 1 Euro = 68,21 Rubel).

Welche Informationen enthält der DataMatrix-Code?

Der DataMatrix-Code (2D-Code, QR-Code) besteht aus vier Zifferngruppen:

  • 1. Gruppe: beginnt mit der Zahlenfolge 01, danach die 14stellige Global Trade Item Number (GTIN) vom GS1 RUS-System
  • 2. Gruppe: beginnt mit der Zahlenfolge 21, danach folgt die Seriennummer aus 13 Zeichen (Ziffern, lateinische Klein und Großbuchstaben, Sonderzeichen). Diese Zeichen werden vom Systembetreiber generiert oder vom Inverkehrbringer des Produkts (z.B. Importeur). Am Ende der Gruppe steht ein Trennzeichen des ASCII-Codes 29.
  • 3. Gruppe: beginnt mit der Zahlenfolge 91, danach folgt ein vom Systembetreiber CRPT erzeugter Prüfschlüssel aus vier Zeichen. Am Ende der Gruppe steht ein Trennzeichen des ASCIICodes 29.
  • 4. Gruppe: beginnt mit der Zahlenfolge 92, danach folgen 44 Zeichen (Ziffern, lateinische Klein und Großbuchstaben, Sonderzeichen), die vom Systembetreiber als Prüfcode generiert werden.

GTIN – Global Trade Identification Number für Waren, die vom GS1 Rus-System vergeben wird, basierend auf Informationen, die vom Hersteller übermittelt wurden

Seriennummer – die individuelle Seriennummer eines Warenartikels (zufällig vom Importeur generiert)

Prüfcode – Reihenfolge von Zahlen und Buchstaben; basiert auf den Daten des Markierungscodes und dem kryptografischen Schlüssel; vom Betreiber CPRT gegen Gebühr zur Verfügung gestellt

Die Details zur Codierung und Identifizierung über DataMatrix-Codes sind in der russischen Norm GOST R ISO/IEC 16022-2008 beschrieben.

Diese Produktdaten sind erforderlich, um eine GTIN zu erhalten (den ersten Teil des DataMatrix-Codes):

  • Artikelnummer des Lieferanten
  • Bezeichnung der Ware
  • Markenname
  • Klassifizierungsmerkmal der Ware
  • Obermaterial
  • Futtermaterial (-zusammensetzung)
  • Steueridentifikationsnummer (INN) des Herstellers oder Importeurs
  • Herstellungsland – kein Pflichtparameter
  • Farbe des Artikels – kein Pflichtparameter
  • Größe – kein Pflichtparameter

Welche Informationen muss der Antrag auf Codezuteilung enthalten?

Um DataMatrix-Codes vom Systembetreiber zu bekommen, ist nach erfolgreicher Registrierung ein Antrag bei Chestny ZNAK zu stellen. Dazu sind folgende Angaben erforderlich:

  • Steueridentifikationsnummer (INN) des Inverkehrbringers der Ware
  • Abschlussdatum des Vertrags mit dem Systembetreiber CRPT
  • Nummer des Vertrags mit dem Systembetreiber CRPT
  • Herstellungsart der Identifikationsmittel: selbstständig
  • Anzahl der benötigten DataMatrix-Codes
  • Beschreibung des Verfahrens, mit dem die Ware auf dem Gebiet der Russischen Föderation in Verkehr gebracht wird (zum Beispiel: Import; Produktion im Land; Ummarkierung; Ware von natürlichen Personen übernommen; ursprünglich nicht für den Handel vorgesehene Waren; Restbestand aus der Zeit vor der Kennzeichnungspflicht)
  • Angaben zur Ware:
    • GTIN (Warencode des zu markierenden Produkts)
    • Individuelle Seriennummer jeder Wareneinheit (wenn sie vom Inverkehrbringer selbst definiert wird)
    • Zolltarifnummer
    • Art des Kennzeichnungscodes: Einzelstück / Set / Serie
    • Art des Identifikationsmittels: „gedruckt“ / „angeklebt“ / „angehängt“
    • Art der Kennzeichnung: „Auf die Handelsverpackung“ / „Auf die Ware“ / „Auf das Warenetikett“

Innerhalb von vier Stunden nach Registrierung des Antrags werden die angeforderten Codes vom Systembetreiber erzeugt, im Monitoringsystem hinterlegt und eine Mitteilung an den Antragsteller versandt. Allerdings berichten Teilnehmer der Pilotprojekte, dass bei großen Mengen von über 100.000 angefragten Warencodes die IT-Systeme schnell überlastet sind.

Der Antragsteller muss diese Codes innerhalb von 60 Werktagen zur Warenidentifizierung nutzen. Ansonsten werden die Codes annulliert. Nicht verwendete Codes sind zu vernichten.

Können die übermittelten Daten geändert werden?

Nachträgliche Änderungen an den bereits ans System „Chestny ZNAK“ übermittelte Daten sind möglich. Diese können vom Inverkehrbringer sowohl vor dem Verkauf als auch nach der Abnahme durch den Endkunden an das Monitoringsystem über ein spezielles Formular weitergegeben werden. Hierfür ist eine Frist von drei Werktagen nach Bekanntwerden der Änderung vorgesehen.

Wie muss die Kennzeichnung angebracht werden?

Der DataMatrix-Code muss auf jede Wareneinheit oder deren individuelle Verpackung aufgebracht werden. In den Durchführungsbestimmungen für Bekleidung und Textilien heißt es, dass die Kennzeichnung auf der Ware oder auf der Verpackung in Form eines Etiketts (Aufkleber, Label) oder Anhängers (Hangtag) anzubringen ist. Alternativ darf der DataMatrix-Code auch auf Funketiketten (RFID) aufgebracht werden.

Handelt es sich um einen Satz mehrerer zusammengefasster Produkte (Sets; zum Beispiel bei Bettwäsche), kann die Kennzeichnung auf der Verpackung angebracht werden.

Nicht erlaubt ist es, den DataMatrix-Code direkt auf durchsichtige Verpackungen (zum Beispiel transparente Folien) zu drucken oder mit anderen Informationen zu verdecken.

Tipps für das Anbringen der DataMatrix-Codes:

  • Die DataMatrix-Codes sollten so an der Waren befestigt sein, dass sie nicht ohne Weiteres abgetrennt werden können. Das Label muss mit der Ware so fest verbunden sein, dass es beim Anprobieren durch den Kunden nicht abfallen oder abgerissen werden kann (auch an Online-Shopping denken!).
  • Waren werden oft aus der Verpackung herausgenommen, um sie im Regal zu präsentieren oder anzuprobieren. Wenn der Data-Matrix-Code an der Verpackung angebracht ist, werden Ware und Code dann voneinander getrennt.
  • Besonders beim Verkauf über Onlineshops empfiehlt es sich, den DataMatrix-Code auf einem Etikett direkt an der Ware und nicht auf der Verpackung anzubringen, da Verbraucher die Ware bei Retouren möglicherweise nicht in der Originalverpackung zurücksenden.
  • Es sollte unbedingt vermieden werden, dass Ware und DataMatrix-Code voneinander getrennt werden, weil dann ein neuer Code beantragt und angebracht werden muss, was kostenintensive Handarbeit bedeutet.
  • In der Praxis empfiehlt es sich, den Data-Matrix-Code direkt mit einem Hang-tag an der Ware anzubringen.
  • Ferner sollte der DataMatrix-Code so angebracht werden, dass bei Rabattaktionen keine Gefahr besteht, dass er vom Personal beim Preise durchstreichen und neu auszeichnen versehentlich unleserlich gemacht wird. Für den DataMatrix-Code muss genügend Platz auf dem Etikett vorgesehen werden!

Außerdem sind die Umverpackungskartons und die Palette oder Transportbox zu kennzeichnen. Der Code zur Identifizierung der Transportverpackung muss als Barcode dem russischen Standard GOST ISO-15394-2013 entsprechen.

Die gekennzeichnete Ware muss getrennt verpackt werden. Außerdem empfiehlt es sich, separate Handelsrechnungen und separate Zollerklärungen zu erstellen. Im Lkw müssen die kennzeichnungspflichtigen Waren erkennbar getrennt verladen werden (von anderen, nicht-kennzeichnungspflichtigen Waren), damit von den Beamten des russischen Zolls die Codes gescannt und überprüft werden können.

Welche Daten gibt der Zoll weiter?

Nach der Zollabfertigung müssen die Importeure an das Monitoringsystem weitere Informationen zu den Waren übermitteln, unter anderem das Datum der Deklarierung und die Registriernummer der Zollerklärung.

Die Zollbehörden können auf Anfrage von „Chestny ZNAK“ die Ergebnisse des Zollverfahrens weitergeben. Dazu gehören Angaben zum Zollposten, zur Menge, zur Warenbezeichnung, zum Herkunftsland und zum Zollwert der deklarierten Produkte.

Softwarelösungen helfen bei der Abwicklung

Der deutsche Softwarekonzern SAP hat für Warengruppen, die in Russland einer Kennzeichnungspflicht unterliegen, die IT-Lösung SAP ATTP (Advanced Track & Trace) entwickelt. Sie ist kompatibel mit den üblichen Softwarepaketen für Inventarisierung, Lagerhaltung oder Wareneingang. Damit können Unternehmen ihre internen Datenbanken mit Seriennummern und Informationen über die Warenströme für die Datenübermittlung an Chestny ZNAK nutzen.

Auch Arvato Systems (Bertelsmann) stellt den internationalen Marktteilnehmern eine Track & Trace-Lösung bereit, die auf Basis von 17 nationalen Nachverfolgungssystemen und Kunden aus verschiedenen Geschäftsfeldern entwickelt wurde. Die Arvato CSDB Plattform unterstützt die betroffenen Unternehmen dabei, die notwendigen regulatorischen Anforderungen umzusetzen, um den Export in die Russische Föderation nachhaltig sicherzustellen. 

Ebenso hat der führende russische Anbieter von Buchhaltungssoftware, 1S (russisch: 1C), die Verfahren zur Kennzeichnung in seine Softwareprodukte integriert. Daneben bieten weitere internationale und russische Softwarefirmen ihre Dienste an.

Erste Logistikdienstleister bieten Komplettservice an

Erste Logistikdienstleister bieten bereits einen Komplettservice für die Etikettierung von Waren nach dem System „Chestny ZNAK“ an, darunter Best Logistics ITE und Rhenus Logistics. Bei Rhenus besteht die Möglichkeit, Waren auf dem Weg nach Russland in Rhenus-Konsolidierungslagern in Europa (darunter in Litauen) oder im Zoll- und Logistikterminal von Rhenus in der Region Smolensk (nahe der russischen Grenze; direkt an der Autobahn M1) kennzeichnen zu lassen. Das TLT „Rhenus Terminal“ verfügt auch über eine Zolllagerlizenz, was bedeutet, dass die Mitarbeiter Waren – die noch nicht verzollt wurden = die noch nicht offiziell nach Russland importiert wurden – auspacken, umpacken und etikettieren dürfen. Ferner ist die IT-Abteilung des Logistikunternehmens bereit, die vollständige Integration in die internen Systeme des Kunden vorzunehmen, um den elektronischen Datenaustausch (Electronic Data Interchange – EDI) und die automatisierte Übertragung von DataMatrix-Codes zu organisieren.

Für weitere Logistikdienstleister, welche die Kennzeichnung von Waren für den russischen Markt anbieten, wenden Sie sich bitte an die Deutsch-Russische Auslandshandelskammer (AHK), Arbeitsgruppe „Zoll-, Transport- und Logistikfragen“.

Was müssen die Einzelhändler tun?

Der Einzelhandel muss seine Kassen für den elektronischen Dokumentenaustausch vorbereiten und sie dahingehend aufrüsten, dass beim Einscannen der DataMatrix-Codes an den Waren eine Mitteilung über den Verkauf an das System „Chestny ZNAK“ übertragen wird. Dabei werden auch Informationen über den Verkaufspreis, den Standort der Registrierkasse, die Nummer des Kassenbons und den Zeitpunkt des Verkaufs weitergeleitet.

Versand- und Onlinehändler müssen die Informationen über den Verkauf der Ware in der Zeit zwischen dem Verlassen des Lagers und der Zustellung an den Endverbraucher an das System weitergeben.

Was geschieht mit Retouren?

Wird das Produkt vom Kunden zurückgegeben (Retouren), muss der Händler nach Eintreffen im Lager den Systembetreiber CRPT informieren. Ist der DataMatrix-Code weiterhin lesbar, kann der Code reaktiviert werden. Ist der ursprüngliche DataMatrix-Code beschädigt, so kann eine Ummarkierung über das übliche Verfahren beantragt werden, bei dem ein neuer DataMatrix-Code angefordert wird. Dafür zuständig ist der neue Inverkehrbringer (meist der ursprüngliche Händler).

Der Händler muss dann das System mit folgenden Daten füttern:

  • Steueridentifikationsnummer des Händlers
  • Identifikationscode der Ware
  • Dokumente, die die Rückgabe und Erstattung der bezahlten Ware bestätigen
  • Konformitätszertifikat, falls das vorherige abgelaufen ist

Wird ein Produkt ohne Veräußerung an einen Endverbraucher aus dem Verkauf genommen (zum Beispiel durch Vernichtung), so muss der Händler den Systembetreiber CRPT innerhalb von drei Werktagen darüber informieren.

Was passiert bei gefälschten DataMatrix-Codes?

Verbraucher können direkt im Laden überprüfen, ob Waren echt und legal im Umlauf sind. Das geschieht über eine Smartphone-Anwendung (App) von „Chestny ZNAK“. Sie scannt den DataMatrix-Code und informiert über die Herkunft der Produkte. Die Software ermöglicht bei verdächtigen Waren eine Meldung an die Behörden.

Gefälschte oder kopierte Codes würden sofort auffallen, da die digitale Kennzeichnung eine Rückverfolgung vom Fließband bis zur Ladenkasse ermöglicht. Das System erkennt doppelt genutzte Codes und leitet Untersuchungen ein.

Was geschieht bei Verkauf nicht gekennzeichneter Bekleidung und Textilien?

Beim Verkauf nicht gekennzeichneter Bekleidung und Textilien nach Beginn der Kennzeichnungspflicht am 1. Januar 2021 drohen für den Inverkehrbringer Strafen von bis zu 300.000 Rubel. Außerdem ist damit zu rechnen, dass die Verbraucher künftig stärker auf die Echtheit von Produkten achten.

Tipps für die Praxis

Russische Kunden werden Hersteller und Lieferanten künftig nicht nur nach der Güte der Kollektion und den Preisen, sondern auch nach der Einhaltung der Kennzeichnungsvorschriften auswählen.

Spontanverkäufe von Waren (etwa von Restposten aus anderen Ländern) sind durch die Anforderungen der Kennzeichnung praktisch nicht mehr möglich.

Deutsche Unternehmen sollten sich auf die Kennzeichnung vorbereiten, indem sie:

  • eine Arbeitsgruppe aus Produktion, Vertrieb, IT, Buchhaltung und Controlling bilden;
  • die IT-Abteilung frühzeitig einbeziehen, denn es geht um elektronische Dokumentenmanagement-Systeme, austauschbare Dateiformate, IT-Schnittstellen und verschlüsselte VPN-Channels;
  • die Verkaufspreise ihrer Waren überprüfen: Wie hoch ist der Preis im Vergleich zu den Kennzeichnungs- und Zertifizierungskosten?
  • ihre Kollektion daraufhin überprüfen, welche Artikel mit sehr geringer Marge oder in geringer Menge (Stückzahl) verkauft werden. Für diese Artikel lohnt sich eine neue Zertifizierung und Kennzeichnung nicht. Der Vertrieb in Russland sollte eingestellt werden.
  • Mittelgut verkaufte Ware sollte besser an den Geschmack der russischen Kunden angepasst, stärker beworben, auf geeigneteren Vertriebswegen abgesetzt oder ebenfalls vom russischen Markt genommen werden.
  • die Anzahl und die Zuverlässigkeit der Importeure, mit denen sie zusammenarbeiten, überprüfen. Dies ist zur Kontrolle der Abläufe und zum Gewährleisten der IT-Sicherheit der Datenströme wichtig!

Fazit:

  • Auf den Prozess konzentrieren
  • Spezialfälle später anpacken
  • Dienstleister suchen
  • IT-Abteilung als wichtigsten Verbündeten „ins Boot holen“

Kontaktanschriften

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Petra Bleibohm,
Referentin Internationale Märkte & GINETEX
Von-Groote-Straße 28, 50968 Köln, T +49 221 77 44-130, Fax +49 221 77 44-5130, bleibohm@germanfashion.net, www.germanfashion.net
Gesamtmasche e. V.Silvia Jungbauer, HauptgeschäftsführerinUlmer Straße 300, 70327 Stuttgart, T +49 711 5052841-1, jungbauer@gesamtmasche.de, www.gesamtmasche.de
Heimtex,
Interessengemeinschaft der Deutschen Heimtextilien-Industrie
Christine Chniel,
Assistentin Referat Wirtschaft
Hans-Böckler-Straße 205, 42109 Wuppertal, T +49 202 7597-41, Fax +49 202 7597-841, christine.chniel@heimtex.de, www.heimtex.de

Quelle: Germany Trade & Invest